1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Secta Medical B.V.
Drenthehaven 1C
3433 PB Nieuwegein
Nederland
KvK-nummer: 84139749
Telefoon: +31 (0)30 808 1234
E-mail: info@sectamedical.nl
Website: www.sectamedical.nl
Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@sectamedical.nl.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is onder meer van toepassing op websitebezoekers, personen die contact opnemen of support vragen, personen die informatie of een offerte aanvragen, klanten en potentiële klanten, zakelijke contactpersonen, gebruikers van onze livechat en ontvangers van onze nieuwsbrief.
Onze website richt zich voornamelijk op zakelijke klanten, opleidingsinstellingen en zorgprofessionals. Wij kunnen daarnaast producten aanbieden aan docenten en consumenten.
Stuur geen medische gegevens. Onze website, formulieren, livechat en algemene e-mailadressen zijn niet bedoeld voor medische gegevens, patiëntgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Wij verzoeken u zulke gegevens niet via deze kanalen te versturen.
3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Gegevens die wij kunnen verwerken
Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
- voor- en achternaam, organisatienaam, functie en zakelijke relatie;
- e-mailadres, telefoonnummer, adres- en aflevergegevens;
- de inhoud van berichten, aanvragen, chatgesprekken en correspondentie;
- offerte-, product-, winkelwagen-, account-, bestel- en klantgegevens;
- nieuwsbriefvoorkeuren en toestemmingsgegevens;
- IP-adres, browser-, apparaat- en verbindingsgegevens;
- websitegebruik, cookievoorkeuren en technische verzend-, server- en beveiligingslogs.
Wij proberen niet meer persoonsgegevens te verwerken dan redelijkerwijs noodzakelijk is.
Contact-, support- en offerteaanvragen
Wanneer u via een formulier, e-mail, livechat of telefoon contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag of verzoek te behandelen. In het algemene contactformulier zijn uw naam en e-mailadres verplicht. Organisatienaam, telefoonnummer en bericht zijn optioneel.
Wij gebruiken deze gegevens onder meer voor het beantwoorden van vragen, het verstrekken van productinformatie, het behandelen van supportverzoeken, het opstellen en opvolgen van offertes, het uitvoeren van afspraken of overeenkomsten en het onderhouden van klantrelaties.
Grondslagen
Afhankelijk van de situatie baseren wij een verwerking op:
- uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor een bestelling, levering of support;
- maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u informatie of een offerte aanvraagt;
- toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, niet-noodzakelijke cookies en externe media;
- een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie;
- een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor websitebeveiliging, fraudepreventie, beheer van zakelijke communicatie, klantenservice en het vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken.
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit belang af tegen uw privacybelangen en grondrechten.
4. Webshop, winkelwagen en accounts
Wij gebruiken WooCommerce om producten te tonen, een winkelwagen samen te stellen en offerteaanvragen mogelijk te maken. Rechtstreeks online afrekenen en klantaccounts zijn momenteel niet beschikbaar.
Bij een offerteaanvraag of bestelling kunnen wij onder meer contact-, organisatie-, product-, factuur- en aflevergegevens verwerken. Wanneer u een bestaand klantaccount gebruikt, kunnen daarnaast accountgegevens, zoals uw gebruikersnaam of e-mailadres, beveiligde inloggegevens en accountactiviteit worden verwerkt.
Offerteaanvragen worden via onze website en e-mailomgeving behandeld. Voor levering kunnen wij noodzakelijke adres- en aflevergegevens delen met een vervoerder, zoals PostNL. Wij delen daarbij niet meer gegevens dan nodig is.
Wanneer wij online betalingen, nieuwe accountfuncties, Mollie of andere bestel-, betaal-, vervoers- of boekhoudkoppelingen activeren, passen wij deze verklaring en onze cookie-instellingen waar nodig aan.
5. HubSpot, livechat en nieuwsbrief
Wij gebruiken HubSpot voor livechat, het beheren van zakelijke contactpersonen, website-interacties en het versturen van nieuwsbrieven en commerciële communicatie.
Wanneer u de livechat of een HubSpot-formulier gebruikt, kan HubSpot een contactprofiel aanmaken. Daarin kunnen uw naam, e-mailadres, chat- of formulierinhoud, contactmomenten, technische sessiegegevens en andere door u verstrekte informatie worden opgeslagen.
Het algemene contactformulier van de website wordt niet automatisch met HubSpot gesynchroniseerd. Eerder algemeen websitegedrag wordt via dat formulier niet automatisch aan u als persoon gekoppeld.
Voor nieuwsbrieven vragen wij om uw afzonderlijke toestemming. Het toestemmingsvakje is niet vooraf aangevinkt. Iedere commerciële e-mail bevat een afmeldmogelijkheid. Na afmelding kunnen wij een minimaal afmeldrecord bewaren om te voorkomen dat u onbedoeld opnieuw wordt toegevoegd.
6. Websitegebruik, cookies en externe inhoud
CookieFirst
Wij gebruiken CookieFirst om cookie- en toestemmingsvoorkeuren te beheren. Bij uw eerste bezoek kunt u niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren of per categorie instellen. U kunt uw keuze later aanpassen via Cookievoorkeuren wijzigen in de footer.
Voor zover toestemming wettelijk vereist is, activeren wij niet-noodzakelijke analytische, marketing- en externe mediadiensten pas na uw keuze. Meer informatie over de cookies en diensten die op dat moment actief zijn, staat in onze cookieverklaring en in de cookiebanner.
Google Analytics 4 en Google Tag Manager
Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze website. Wij analyseren bijvoorbeeld bezochte pagina’s, navigatie, gebruiksduur, algemene herkomst, apparaat- en browsertypen, globaal geografisch gebied en technische problemen. Google Analytics wordt via Google Tag Manager beheerd.
Google Analytics wordt gebruikt op basis van toestemming. De bewaartermijn voor gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau is ingesteld op veertien maanden. Google Analytics bewaart geen individuele IP-adressen van bezoekers uit de Europese Unie; een IP-adres kan kort worden gebruikt om globale locatiegegevens af te leiden en wordt verwijderd voordat deze gegevens in Analytics worden opgeslagen.
Google Signals, Google Ads, remarketing en advertentiepersonalisatie worden momenteel niet door ons gebruikt. Als dit verandert, passen wij vooraf onze instellingen en deze verklaring aan.
Google reCAPTCHA
Wij gebruiken Google reCAPTCHA v3 om formulieren te beschermen tegen spam, misbruik en geautomatiseerde inzendingen. Daarbij kunnen onder meer het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, technische verbindingsgegevens en beveiligings- en interactiesignalen worden verwerkt. De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om onze website en communicatiemiddelen te beveiligen.
YouTube, Google Maps, lettertypen en sociale media
Onze website kan ingesloten video’s van YouTube en kaarten van Google Maps bevatten. Externe inhoud waarvoor toestemming nodig is, wordt pas geladen nadat u de betreffende keuze heeft gemaakt. Wanneer u de inhoud opent, kan Google technische gegevens ontvangen en het gebruik mogelijk aan uw Google-account koppelen als u bent ingelogd.
De lettertypen Open Sans en Poppins worden lokaal vanaf onze eigen webserver geladen. Hiervoor wordt geen verbinding met Google Fonts gemaakt.
Gewone links naar onze socialemediakanalen laden in beginsel niet automatisch trackingtechnologie van die platforms. Wij gebruiken momenteel geen Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag of vergelijkbare advertentiepixels.
7. E-mail, hosting, back-ups en beveiliging
Microsoft 365 en FluentSMTP
Wij gebruiken Microsoft 365 voor zakelijke e-mail. Formulierberichten worden via FluentSMTP naar deze omgeving doorgestuurd. Daarbij kunnen onder meer naam, e-mailadres, berichtinhoud, onderwerp, afleverstatus en technische verzendgegevens worden verwerkt.
FluentSMTP bewaart technische verzendlogs en bijbehorende berichtinhoud maximaal 90 dagen voor foutopsporing en aflevercontrole. E-mailcorrespondentie kan langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een aanvraag, klantrelatie, service, overeenkomst of wettelijke administratie.
Hosting, beveiliging en back-ups
Onze website wordt gehost door One.com. De hostingprovider kan in het kader van de dienstverlening toegang hebben tot websitebestanden, databases, serverlogs, IP-adressen, technische gegevens en back-ups.
Wij gebruiken Wordfence Security om de website te beschermen tegen malware, ongeoorloofde toegang en aanvallen. Wordfence kan onder meer IP-adressen, tijdstippen, opgevraagde URL’s, browsergegevens en informatie over verdachte of geblokkeerde activiteiten verwerken. Beveiligingslogs worden in beginsel maximaal drie maanden bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor onderzoek naar een concreet incident.
Met UpdraftPlus maken wij back-ups die in Google Drive worden opgeslagen. Back-ups kunnen websitebestanden, instellingen, databases, logs en daarin aanwezige persoonsgegevens bevatten. Volgens ons rotatieschema blijven zij doorgaans maximaal enkele maanden beschikbaar en zijn zij alleen toegankelijk voor bevoegde personen.
Andere WordPress-onderdelen ondersteunen onder meer zoekfuncties, documentatie, caching, SEO en beeldoptimalisatie. Zoekopdrachten via de websitezoekfunctie worden niet structureel door ons opgeslagen. Openbare supportdocumentatie bevat geen bezoekersaccounts of reactiemogelijkheid.
8. Delen van gegevens en verwerking buiten de EER
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met partijen die nodig zijn voor onze website en dienstverlening, waaronder One.com, Microsoft, HubSpot, Google, CookieFirst, Wordfence, vervoerders, leveranciers, IT- en administratieve dienstverleners en bevoegde overheidsinstanties.
Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening of een overeenkomst, wanneer wij daarvoor toestemming of een gerechtvaardigd belang hebben, of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist. Met verwerkers maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid, doeleinden en bewaartermijnen.
Google, Microsoft en HubSpot zijn internationale ondernemingen. Daardoor kunnen gegevens in bepaalde situaties buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Wanneer het ontvangende land geen passend beschermingsniveau heeft, gebruiken wij waar nodig passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen en aanvullende beveiligingsmaatregelen.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:
| Soort gegevens |
Bewaartermijn |
| Contact-, support- en offerteaanvragen zonder klantrelatie |
Maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact |
| Klant-, product-, offerte- en bestelgegevens |
Gedurende de klantrelatie en maximaal 10 jaar na de laatste bestelling of het laatste relevante zakelijke contact |
| Financiële en fiscale administratie |
Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn |
| Nieuwsbriefgegevens |
Tot afmelding; daarna eventueel een minimaal afmeldrecord |
| FluentSMTP-logs |
Maximaal 90 dagen |
| Wordfence-beveiligingslogs |
In beginsel maximaal 3 maanden |
| Google Analytics-gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau |
14 maanden |
| Back-ups |
Volgens het rotatieschema, doorgaans maximaal enkele maanden |
| Cookie- en toestemmingsgegevens |
Zolang nodig om voorkeuren en toestemming te registreren en aan te tonen |
Een langere termijn kan nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting, lopend geschil, openstaande vordering, beveiligingsincident of onderzoek naar fraude of misbruik. Wij beoordelen periodiek welke gegevens nog nodig zijn.
10. Uw privacyrechten
Afhankelijk van uw situatie heeft u het recht om:
- inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen en tegen direct marketing;
- toestemming in te trekken;
- uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt een verzoek indienen via info@sectamedical.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan deze termijn onder de AVG worden verlengd.
Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Waar mogelijk doen wij dit via contactgegevens die al bij ons bekend zijn. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs.
Toestemming kunt u op ieder moment intrekken via de cookievoorkeuren, de afmeldlink in een commerciële e-mail of door contact met ons op te nemen. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
11. Minderjarigen en geautomatiseerde besluitvorming
Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder geldige grondslag of toestemming. Denkt u dat wij ten onrechte gegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan contact met ons op.
Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Google reCAPTCHA gebruikt wel een geautomatiseerde risicobeoordeling om spam en misbruik te herkennen. Deze wordt alleen gebruikt voor formulierbeveiliging.
12. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat op deze pagina; bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.
Heeft u vragen over deze verklaring of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact op via info@sectamedical.nl of +31 (0)30 808 1234.
